Multilingualism and Virtuality

EN

Dear participants of the second joint 4S/ESOCITE conference,

As you know, the conference is trilingual (Spanish, Portuguese and English) and hybrid. This implies a number of adjustments to the traditional dynamics, so don’t panic! A hybrid session is similar to the online classes that many of us have been participating in for the past two years.

1. Sessions

It is very important that all participants become familiar with the session dynamics this year, as 4S and ESOCITE are organizing a hybrid conference for the first time in their history.

Presentations can be

1. face-to-face (traditional), or
2. remote
   1. i) synchronous, via Microsoft Teams at the time and day of the conference.
   2. ii) asynchronous, via a pre-recorded video sent exclusively through a link to the chairs to stream the recording at the appropriate time in the session.

• To assist audience members attending talks in languages they are less comfortable with, we ask all speakers to translate their slides into a language other than the one they will use orally.
• The conference does not have in-person simultaneous oral translation, so speakers are asked to speak slowly and as clearly as possible.
• The software to be used for online presentations will be Microsoft Teams.
• It is important to know that although the sessions will be recorded automatically, due to system features, they will also be automatically deleted at the end of January 2023.
• The access link to each session will be indicated in the final online program that will be available through All Academics as of December 1, 2022.

1.1 Before the conference:

To assist with the hybrid aspects, we ask each chair to contact the speakers for their session and consult with them about the mode of presentations. Please ask speakers in your session to:

• Confirm whether they will present face-to-face or virtually, and whether they will be pre-recorded or synchronous if virtual.
• Confirm how visual aids will be shared, whether by screen sharing, file sharing or otherwise.

1.2 During the conference, we ask you to:

• Communicate respectfully with all participants and attendees.
• Encourage adherence to the time allotted for each presentation.
• Allow participants to speak in an orderly and respectful manner, avoiding overlaps. Remember that this is a trilingual conference, and that people are listening both in person and virtually.

1.3 Session dynamics:

• Each session is 2 hours long and can have between 3 and 6 presenters, including discussants.
• Each participant has a maximum of 15 minutes to make their presentation.
• Presentations are made consecutively, following the order in the program, and leaving questions/answers and discussions for the end.
• Chairs are responsible for giving the floor to the audience in person and/or online for questions.
• Chairs must start and stop the remote session in Microsoft Teams, for which they will be supported by volunteers in case of any inconvenience.

2. Useful information:

2.1 Arrival on campus:

For information about transportation and campus location, please click here:

https://www.4sonline.org/meeting/travel-to-cholula-2/

https://www.4sonline.org/meeting/venue/

2.2 Entering the campus:

To enter the campus you will need to show a QR code that we will send you in a separate email in due course. This code will be displayed when you enter the campus. Once you register in person, the badge you will be given and the QR code will be used interchangeably to enter the university.

2.3 Accessibility:

For accessibility data and maps, log on here: https://www.4sonline.org/meeting/accessibility/

2.4 Where to eat:

• Registration includes a Lunch Box, with vegan option that can be picked up inside the Ibero Campus, in the Jardín de la Cruz from 1 to 2 pm (Lunch Schedule) each of the 4 days of the congress.
• If you wish to eat outside the campus, a list of recommended places can be found in the Amenities section here: https://www.4sonline.org/meeting/travel-to-cholula-2/

Leandro Rodríguez Medina & Luciano Levin

SP

Estimados participantes del segundo congreso conjunto 4S/ESOCITE,

Como sabe, la conferencia es trilingüe (español, portugués e inglés) y totalmente híbrida. Esto implica una serie de ajustes en la dinámica tradicional. ¡Que no cunda el pánico! Una sesión híbrida se asemeja a las clases en línea en la que muchos hemos estado participando durante los últimos dos años.

1. Sesiones

Es muy importante que todas(os) las(os) participantes se familiaricen con las dinámicas que tendrán las sesiones este año, ya que por primera vez en su historia 4S y ESOCITE organizan una conferencia híbrida.

Las presentaciones pueden ser

1. presenciales (tradicionales), o
2. remotas
   1. sincrónicas, a través de Microsoft Teams en la hora y el día de la conferencia.
   2. asíncronas, a través de un vídeo pregrabado enviado exclusivamente a través de un enlace a los chairs para que se transmita la grabación en el momento adecuado de la sesión.

• Para ayudar a que los miembros del público que asistan a las charlas en idiomas que les resulten menos cómodos, pedimos a todos los ponentes que traduzcan sus diapositivas a un idioma distinto del que usarán oralmente.
• La conferencia no dispone de traducción oral simultánea en persona, por lo que se ruega a los ponentes que hablen despacio y con la mayor claridad posible.
• El software que se utilizará para las presentaciones en línea será Microsoft Teams.
• Es importante saber que si bien las sesiones se grabarán automáticamente, por características del sistema, también se eliminarán automáticamente a finales de enero de 2023.
• El enlace de acceso a cada sesión se indicará en el programa final en línea que podrá consultarse a través de All Academics a partir del 1 de diciembre de 2022.

1.1 Antes de la conferencia:

Para ayudar en los aspectos híbridos, pedimos a cada chair que se ponga en contacto con los ponentes de su sesión y los consulte sobre la modalidad de las presentaciones. Por favor, pida a cada ponente de su sesión que:

1. Confirme si presentará de forma presencial o virtual, y si será pregrabada o sincrónica en caso de ser virtuales.
2. Confirme cómo se compartirán los elementos de soporte visuales, ya sea compartiendo la pantalla, enviando archivos o de otra manera.

1.2 Durante la conferencia, le pedimos que:

1. Se comunique respetuosamente con todos los participantes y asistentes.
2. Promueva el cumplimiento del tiempo disponible para cada presentación.
3. Permita tomar la palabra, de forma ordenada y respetuosa, a los participantes evitando solapamientos. Recuerde que esta es una conferencia trilingüe, y que hay gente escuchando tanto en persona como virtualmente.

1.3 Dinámica de las sesiones:

• Cada sesión tiene una duración de 2 horas y puede tener entre 3 y 6 presentadores, incluidos los discussants.
• Cada participante dispone de un máximo de 15 minutos para realizar su presentación.
• Las presentaciones se realizan de forma consecutiva, siguiendo el orden en el programa, y dejando las preguntas/respuestas y debates para el final.
• Los chairs son los responsables de dar la palabra al público en persona y/o en línea para que hagan preguntas.
• Los chairs deben iniciar y detener la sesión remota en Microsoft Teams, para lo cual podrán contar con apoyo de voluntarios en caso de cualquier inconveniente.

2. Información de interés:

2.1 Llegada al campus:

Para información acerca del transporte y la ubicación del campus, por favor ingrese aquí:

https://www.4sonline.org/meeting/travel-to-cholula-2/

https://www.4sonline.org/meeting/venue/ 

2.2 Ingreso al campus:

Para ingresar al campus deberá mostrar un código QR que le enviaremos oportunamente en un mail independiente. Ese código deberá mostrarse al ingresar al campus. Una vez que realice su registro presencial, el gafete que se le entregará y el QR servirán indistintamente para ingresar a la universidad.

2.3 Accesibilidad:

Para datos sobre accebilidad y mapas, ingrese aquí: https://www.4sonline.org/meeting/accessibility/

2.4 Donde comer:

• El registro incluye un Lunch Box, con opción vegetariana que podrá retirarse dentro del Campus de la Ibero, en el Jardín de la Cruz de 1 a 2 pm (Horario del Lunch) cada uno de los 4 días del congreso.
• Si usted desea comer fuera del Campus, una lista de lugares recomendados puede encontrarse en la sección de Amenities aquí: https://www.4sonline.org/meeting/travel-to-cholula-2/

Leandro Rodríguez Medina & Luciano Levin

PT

Caros participantes do segundo congresso conjunto 4S/ESOCITE,

Como você sabe, a conferência é trilíngue (espanhol, português e inglês) e totalmente híbrida. Isto implica uma série de ajustes na dinâmica tradicional – não entre em pânico! Uma sessão híbrida se assemelha às aulas online nas quais muitos de nós temos participado nos últimos dois anos.

1. sessões

É muito importante que todos os participantes se familiarizem com a dinâmica da sessão este ano, pois pela primeira vez em sua história a 4S e a ESOCITE estão organizando uma conferência híbrida.

As apresentações podem ser

1. cara a cara (tradicional), ou
2. remoto
   1. i) síncrono, através das Equipes da Microsoft na hora e no dia da conferência.
   2. ii) assíncrono, através de um vídeo pré-gravado enviado exclusivamente através de um link para as cadeiras para transmitir a gravação no momento apropriado da sessão.

• Para ajudar os membros da audiência que participam de palestras em idiomas com os quais se sentem menos à vontade, pedimos a todos os oradores que traduzam seus slides para um idioma diferente daquele que eles usarão oralmente.
• A conferência não tem tradução oral simultânea presencial, de modo que os oradores são solicitados a falar devagar e da maneira mais clara possível.
• O software utilizado para as apresentações on-line será o Microsoft Teams.
• É importante saber que, embora as sessões sejam gravadas automaticamente, devido às funcionalidades do sistema, elas também serão excluídas automaticamente no final de janeiro de 2023.
• O link de acesso a cada sessão será indicado no programa online final que estará disponível através de All Academics a partir de 1 de dezembro de 2022.

1.1 Antes da conferência:

Para ajudar nos aspectos híbridos, pedimos a cada presidente que contate os palestrantes para sua sessão e os consulte sobre a modalidade das apresentações. Por favor, peça a cada palestrante de sua sessão que o faça:

1. Confirme se você apresentará pessoalmente ou virtualmente, e se será pré-gravado ou síncrono se virtual.
2. Confirmar como os auxílios visuais serão compartilhados, seja por meio de compartilhamento de tela, compartilhamento de arquivos ou de outra forma.

1.2 Durante a conferência, pedimos que o façam:

• Comunicar-se respeitosamente com todos os participantes e participantes.
• Incentivar a aderência ao tempo atribuído a cada apresentação.
• Permitir que os participantes falem de forma ordenada e respeitosa, evitando sobreposições. Lembre-se que esta é uma conferência trilíngue, e que as pessoas estão ouvindo tanto pessoalmente quanto virtualmente.

1.3 Dinâmica da sessão:

• Cada sessão dura 2 horas e pode ter entre 3 e 6 palestrantes, incluindo os debatedores.
• Cada participante tem um máximo de 15 minutos para fazer uma apresentação.
• As apresentações são feitas consecutivamente, seguindo a ordem do programa, e deixando perguntas/respostas e discussões até o final.
• As cadeiras são responsáveis por dar a palavra ao público pessoalmente e/ou online para perguntas.
• As cadeiras devem iniciar e interromper a sessão remota nas Equipes Microsoft, e podem ser apoiadas por voluntários em caso de qualquer inconveniente.

2. informações úteis
2.1. Chegada ao campus:

Para informações sobre transporte e localização do campus, por favor clique aqui:

https://www.4sonline.org/meeting/travel-to-cholula-2/

https://www.4sonline.org/meeting/venue/

2.2 Entrada no campus:

Para entrar no campus você precisará mostrar um código QR que será enviado a você em um e-mail separado no devido tempo. Este código será exibido quando você entrar no campus. Uma vez registrado pessoalmente, o crachá lhe será entregue e o código QR será usado de forma intercambiável para entrar na universidade.

2.3 Acessibilidade:

Para dados e mapas de acessibilidade, acesse aqui: https://www.4sonline.org/meeting/accessibility/

2.4 Onde comer:

• A inscrição inclui uma Lancheira, com opção vegetariana que pode ser recolhida dentro do Campus Ibero, no Jardín de la Cruz, das 13 às 14 horas (hora do almoço) de cada um dos 4 dias do congresso.
• Se você deseja comer fora do Campus, uma lista de lugares recomendados pode ser encontrada na seção Amenities aqui: https://www.4sonline.org/meeting/travel-to-cholula-2/

Leandro Rodríguez Medina & Luciano Levin

Hybridity

EN
How hybrid sessions work?

• Upon arrival in the classroom, the Chair will start a Teams session on the desktop computer that will be in the classroom.
• On that same computer, the presentations (ppt, etc.) of the participants who are in the classroom can be uploaded. In that sense, participants should bring their presentations on a pen drive or download them from a platform (email, Dropbox, Google Drive, etc.).
• The Chair could request these presentations in advance to have all of them at hand, but this is optional.
• All face-to-face participants will appear on screen in the Teams session because there is a camera installed in each classroom that will be facing the table where the participants will be seated.
• Remote participants will appear from their respective personal computers.
• Remote participants will be able to share their screen (if they want to use ppt or other visual aids) and their screen will appear on the TV/main screen in the classroom so that all other face-to-face participants and audience will be able to see it.
• In case the Chair does not arrive, it will be enough for one of the face-to-face participants to log into Teams (by logging into the online program, searching for the session, and clicking on the link) so that those who are not physically on campus can also connect.
• If the Chair is among those connecting remotely, he/she will be able to fulfill his/her role remotely.
• If he/she is not present, meaning that he/she has not appeared either in person or remotely, we invite one of the participants (preferably someone who is in the classroom) to take on the role of Chair so that the session can start and flow accordingly.

ES
¿Cómo funcionan las sesiones hibridas?

• Al llegar al salón de clases, el Presidente iniciará una sesión de Teams en la computadora de escritorio que estará en el salón de clases.
• En ese mismo ordenador se pueden subir las presentaciones (ppt, etc.) de los participantes que están en el aula. En ese sentido, los participantes deberán traer sus presentaciones en un pen drive o descargarlas de alguna plataforma (correo electrónico, Dropbox, Google Drive, etc.).
• El Presidente podría solicitar estas presentaciones con anticipación para tenerlas todas a la mano, pero esto es opcional.
• Todos los participantes cara a cara aparecerán en la pantalla en la sesión de Teams porque hay una cámara instalada en cada aula que estará frente a la mesa donde se sentarán los participantes.
• Los participantes remotos aparecerán desde sus respectivas computadoras personales.
• Los participantes remotos podrán compartir su pantalla (si quieren usar ppt u otras ayudas visuales) y su pantalla aparecerá en el televisor/pantalla principal del salón de clases para que todos los demás participantes cara a cara y la audiencia puedan para verlo.
• En caso de que el Moderador no llegue, bastará con que uno de los participantes presenciales inicie sesión en Teams (iniciar sesión en el programa en línea, buscar la sesión y hacer clic en el enlace) para que los que están no físicamente en el campus también puede conectarse.
• Si el Presidente se encuentra entre los que se conectan a distancia, podrá cumplir su función a distancia.
• Si el Presidente no está presente, es decir que no ha comparecido ni presencial ni remotamente, invitamos a uno de los participantes (preferiblemente alguien que esté en el aula) a que asuma el rol de Moderador para que se dé inicio a la sesión. y fluir en consecuencia.

PT
¿Como funcionam as sessões híbridas?

• Ao chegar à sala de aula, o Presidente iniciará uma sessão de Teams no computador de mesa que estará na sala de aula.
• Nesse mesmo computador você pode carregar as apresentações (ppt, etc.) dos participantes que estão em sala de aula. Nesse sentido, os participantes devem trazer suas apresentações em um pen drive ou baixá-las de alguma plataforma (e-mail, Dropbox, Google Drive, etc.).
• O Presidente poderá solicitar essas apresentações com antecedência para tê-las todas em mãos, mas isso é opcional.
• Todos os participantes presenciais aparecerão na tela na sessão do Teams porque há uma câmera instalada em cada sala de aula que ficará em frente à mesa onde os participantes se sentarão.
• Os participantes remotos aparecerão de seus respectivos computadores pessoais.
• Os participantes remotos poderão compartilhar sua tela (se quiserem usar ppt ou outros recursos visuais) e sua tela aparecerá na TV/tela principal da sala de aula para todos os outros participantes presenciais e o público verem.
• Caso o Moderador não compareça, bastará que um dos participantes presenciais faça login no Teams (faça login no programa online, procure a sessão e clique no link) para que aqueles que não estão fisicamente no campus também possam se conectar.
• Se o Presidente estiver entre os que se conectam remotamente, poderá exercer sua função remotamente.
• Caso o Presidente não esteja presente, ou seja, não tenha comparecido presencialmente ou remotamente, convidamos um dos participantes (de preferência alguém que esteja na sala de aula) a assumir o papel de Moderador para iniciar a sessão e fluir de acordo.

Recording and Templates

EN
Below as we promised, are the recording and the ppt template.

ES
Debajo les enviamos la grabación y ell template de ppt.

PT
Abaixo como prometemos, estão a gravação e o modelo de ppt.

Recording/Grabación/Gravação: https://iberopuebla-my.sharepoint.com/:v:/g/personal/sala36_iberopuebla_mx/EeHpAiXvWDNJqDsyylsGR8IBMJX0oliEeqwR3x_fLuN3Bw?e=TklohA

PowerPoint Template: https://docs.google.com/presentation/d/1yx9su4NoLQSBqevsH42N8Pr_KIHykk89/edit?usp=sharing&ouid=111263414371999860025&rtpof=true&sd=true

See you all soon!/ Nos vemos pronto!/Vejo você em breve!